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高橋 祐介
皆様には日頃より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 1986年創業のオーベルジーヌは数多くのお客様や協力会社様に育て て頂きました。 今後ともよろしくお願い申し上げます。
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幹事さん必見!ケータリングを注文するポイントとは

はじめに

 

新年会・忘年会や祝賀パーティーなどイベントの目的は様々です。そこで幹事を任された方は、たとえ慣れているとしても段取りは毎回大変ですよね。ケータリングは希望する場所でパーティーを行うことができるので、幹事さんの負担を大きく軽減することができます。また、作りたてのおいしい食事をとることができるので、参加者の満足度はぐんと上がります。

ケータリングサービスの選び方

幹事として最初に気になるのが、ケータリング会社をどのようにして選ぶかですよね。ケータリングとなると専門的な会社になるので、一般的な飲食店を予約するよりもハードルが高そうと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここからは、選び方のポイントについてご紹介しましょう。

 

総合サイトで下調べ

 

ケータリングが可能な店舗や会社の紹介が多数載っている、総合サイトをまずはチェックしましょう。エリアごとの人気ランキングや、簡単なメニューの紹介が載っている場合もあるので、ケータリングのイメージがつきやすくなります。

配達可能地域を確認

そして次に大事なのが、気になるケータリング会社が見つかったのはいいけど、配達可能地域から外れていることも考えられます。配達可能地域かどうかをまずは確認しておきましょう。
 

口コミで評判をチェック

初めて注文する場合は、やはりネットでの口コミが気になりますよね。口コミサイトやSNSでオフィシャルページがあればそちらで雰囲気や評判を確認することも可能です。問い合わせをする前に、まずはネットでできる限りの情報を仕入れておくと安心です。

ケータリングの注文の仕方

さて、ケータリングはどのようにして注文するのでしょうか?
注文の流れを事前に確認しておくことで、準備段階の漏れを防ぐことができます。それでは、流れを確認しておきましょう。

問い合わせ

まずはHPや雑誌などで調べた後、メールや直接電話などで問い合わせます。ここでは、できる限り詳細の情報を伝えた方が、準備がよりスムーズに進みます。

見積書のご提案

問い合わせの内容から、概算で見積書の提案があります。見積書の金額から、ケータリング会社をおおよそ決定することができます。

打ち合わせ

電話や直接担当者と会って打ち合わせをします。その際、会場の下見を行う場合もあります。この段階でも、決まっていることはすべて伝えるようにして準備段階でも相違がないようにしましょう。この段階で、融通がきくケータリング会社かどうかも見極める必要があります。

発注

打ち合わせの後に再度見積書を提案されることもあります。プラン内容と金額を最終的に確認をして発注します。

修正・変更

人数やプランの修正など、適宜連絡をして準備を進めていきます。

以上が注文の流れですが、ケータリング会社によって多少異なることもあります。まずは事前にHPなどで注文の流れを確認しておきましょう。

準備のポイント1 パーティーの規模

まずはパーティーの規模が決まらないと、何も準備は始まりません。
誰に参加してもらうのか、どれくらいの予算で行うのかがまずはポイントになります。

パーティーの人数を確認

ケータリング会社によっては、10数人以下の小規模パーティーの対応ができない場合があります。また逆に、数百人の大規模の対応ができない場合もあります。参加人数は当日まで多少変わりますが、予定している人数は把握し、上限などある程度は決めておく必要があります。また、参加者の男女比や年齢層なども事前に伝えておくと、より希望のイメージに添ったパーティーが実現可能になります。
結婚式は式場やチャペルで挙げ、二次会は別の場所を貸しきってケータリングパーティーをするのもよいでしょう。

予算を確認

ケータリングの場合、人数の確認ができれば予算の見通しがつきやすいので、その点で幹事さんにとって大変負担が軽くなります。例えば、居酒屋やレストランなどでパーティーを行うと、現地で勝手に追加注文する参加者もいる可能性があるため、予算をオーバーしてしまうこともあります。ケータリングは基本的に、その場に用意されている料理だけなので、そのような予算オーバーを防ぐことができます。ただし、飲み物などはオプションプランになるのかなどの確認は前もって必要です。

ポイント2 食事の内容

料理の美味しさでそのイベントが成功するかどうかが決まると言っても過言ではありません。
それくらい、パーティーにとって料理は成功の要となります。なぜなら、参加者は料理の味を後日になっても覚えているものです。「あの時のパーティーの料理は美味しかった」と思ってもらえるように、参加者の好みパーティーの規模やイメージに合わせて、最高の料理を選びましょう。

ケータリング料理の種類

ケータリング料理の種類として、和洋中はもちろんですがそれ以外にも、ホテルのビュッフェスタイルのように専属のシェフが振舞ってくれるオリジナル料理や、ちょっと変わったエスニック料理など多種多様にあります。最近では流行りのオーガニック料理や、アウトドア好きな方向けにバーベキュープランなどが人気です。
また、出席する年齢層や男女比に応じて、好まれそうなジャンルを選ぶようにするのが大きなポイントです。
20〜30代が多い場合は腹もちの良いと肉や揚げ物中心、女性が多い場合はヘルシーな野菜中心でスイーツが多いとさらに喜ばれます。年配の方が多い場合は和食中心のメニューが好まれます。お酒がメインの席だと、おつまみが豊富な方が好まれますね。また、何品提供してもらうのかなど予算によって大きく変動がありますので、予算内でどこまで可能なのかを確認しておく必要があります。
ケータリング会社によって可能かどうかは事前の確認が必要ですが、料理の試食はしておいたほうがより安心です。当日になって美味しくないことが発覚なんてことのないようにしておきましょう。

料理にさらなる演出も

他にも寿司職人による実演やマグロの解体ショーなどを、オプションで行っている会社もあります。料理が美味しいだけではなく、このような演出があると進行の中で大変盛り上がりますので、こちらも併せて検討してみてはいかがでしょうか。

ポイント3 会場設営の確認

パーティーの雰囲気作りの要となる会場設営は、幹事さんとしては慎重に確認をしておきたいところです。どこまでセッティングしてもらえるのか、またパーティーの後片付けまでしっかり把握しておきましょう。

会場設営を行ってもらう範囲

まずは会場を一緒に下見してもらえるか確認をします。下見が可能であれば、当日の流れをイメージしながら担当者と念密に打ち合わせをします。下見や会場のレイアウトから、立食にするか座食にするかを決めていきます。また、会場設営がオプションになっている場合もあるので確認が必要です。予算によっては、さらにパーティーが盛り上がるようにデコレーションや盛り上げ役の人材の派遣を行っているところもあります。よりパーティーのイメージに近づけるために、任せきりにせず要望をたくさん伝えておきましょう。

後片付けの確認

会場設営だけではなく、後片付けまで行ってもらうかどうかの確認も必須です。例えば、料理に使った大皿や什器などの後片付けはケータリング会社が行い、他のごみの処理などは自分たちで、という場合も考えられます。
後片付けに関してはすべてやってもらえる場合だと、幹事さんの負担も軽くなるのでおすすめです。また、後片付け自体をオプションにしている会社もあるので、見積もりの際にも把握しておきたいですね。

ポイント4 支払い方法について

大人数でのパーティーとなると、かなりの金額を任せられることになるので慎重になりますよね。参加者からいつどのように参加費を徴収するのか、事前の段取りが必要になります。
支払い方法としては、当日現金払い・後日の請求書払い・現金かクレジットまたは振込みなどが選べる場合もあります。個人か法人で支払い方法が異なる場合もあるので、パーティーに合わせて確認が必要です。

幹事さんが気をつけたい注意点

ケータリングを注文する際に、幹事さんがおさえておきたいポイントを紹介しましたが、まだまだ注意しておきたいことがあります。
パーティーの成功へとさらに近づけるためにこちらもぜひチェックしておいてください。

人数の変更はいつまで可能か

参加人数の確定は直前にならないと難しいですよね。この問題に頭を抱える幹事さんも多いのではないでしょうか。ケータリングを発注する前に、いつまで変更が可能なのか確認をしておきましょう。

キャンセルになってしまった場合も想定

よほどのことがない限り考えにくいですが、万が一何かの事情でパーティー自体をキャンセルしないといけなくなる場合も想定しておきましょう。何日前からキャンセル料金がかかるのか、またいくらぐらいなのかを事前に確認しておきましょう。

当日の納品から準備時間は余裕のあるスケジュールを

当日になってイベントの準備に不備があり、段取りが遅れてしまうことも考えられます。また、道路状況によって配達時間が遅れる場合もあるかもしれません。配達してもらう時間は余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。

まとめ

ケータリング会社の選び方から、注文する際のポイントについてご紹介しました。
幹事さんの役目は、参加者に満足してもらうパーティーを開催することです。時にはとてもプレッシャーがかかる場面もあり、段取りで慌ただしくなってしまうことも。
ケータリング会社は料理や設営のプロなので、幹事さんの不安も少しは取り除くことができるのではないでしょうか。ここでご紹介したポイントをおさえて、パーティーを成功させましょう。

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